+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Ведение протоколов совещаний программа

Ведение протоколов совещаний программа

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. Регистрация Забыл пароль Запомнить. Размещение рекламы. Обмен документами. Правила форума Список пользователей Фотогалерея Найти темы без ответов.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Программы для планирования, организации и ведения протоколов совещаний

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Лекция 1.1: Протокол, этикет, церемониал

Протокол совещания является разновидностью деловых бумаг, отражающей весь спектр событий, произошедших в рамках собрания персонала компании. Данный вид документа не входит в перечень обязательных для ведения на предприятии, но зачастую он может оказаться довольно полезным. Вы можете скачать заполненный образец пример протокола рабочего производственного совещания или заседания:.

В любой компании регулярно происходят различные совещания. Данный вид встреч дает возможность разрешить большое число острых проблем, вовремя среагировать на сложные вопросы, сформулировать стратегию развития предприятия и т.

В то же время часть совещаний не подлежит фиксации посредством протокола, что также является нормой. Руководящий состав организации может самостоятельно установить перечень общих мероприятий, в ходе которых официально ведется запись, а также обозначить такие, на которых это делать необязательно. Главным предназначением протокола выступает фиксация в письменном виде всего спектра вопросов, задач и мнений, которые прозвучали в рамках заседания, а также совместно принятых решений.

Чаще всего подобное документирование применяется в рамках совещаний, оказывающих непосредственное влияние на будущее организации. Помимо этого, желательно фиксировать содержание всех встреч со сторонними предприятиями и сотрудниками госучреждений.

Скачать материалы для совещания. В управленческой деятельности получили распространение несколько видов протокола: протокол согласования, протокол о намерениях и протокол изъятия вещественных доказательств документов. К главным документам общего собрания акционеров, согласно действующему законодательству, относятся протокол счетной комиссии и протокол заседания.

Помимо этого, допускается составление протокола одним должностным лицом, если он осуществляет административные функции в случае задержания, ДТП и пр. Для всех видов данных документов разработаны определенные типовые шаблоны. Мы рассмотрим такую форму протокола совещания, которая применяется для общего управленческого мероприятия.

Указанный документ составляется в организации по итогам коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений. Зарождение протокола в области делопроизводства в нашей стране связывают с началом восемнадцатого века, когда в управленческой деятельности появилась практика проведения дебатов до выработки и закрепления мнения большинства. Традиционно протокол выступает:. В настоящее время принято составлять протокол проведения совещания с целью фиксации протекания коллегиальных мероприятий, проводимых руководителями разного уровня.

Помимо этого, указанный документ применяют для регистрации событий в ходе различных семинаров, заседаний, конференций и пр. Решение о потребности оформления протокола совещания при оперативной деятельности возлагается на руководителя, назначающего и проводящего данные мероприятия. Если же надо просто передать сотрудникам информацию по определенной проблеме, разъяснить вынесенные до этого решения и прочее, то можно не пользоваться протоколом.

Если потребность в данном документе имеется, то в нем отражается состав участников, выдвинутые идеи либо предложения. Протоколирование хода совещания входит в обязанности секретаря руководителя организации. Данная функция может исполняться и другим сотрудником. До начала совещания секретарю передают список приглашенных и примерный перечень вопросов. Участники представляют тезисы докладов.

Это помогает готовить шаблон документа, чтобы ускорить работу по составлению итоговой версии протокола. Если участников много, то желательно завести регистрационный лист, где будут указаны Ф.

После начала совещания секретарь оформит окончательный список присутствующих. Фиксация информации ведется секретарем совещания по ходу мероприятия. Для того чтобы повысить точность протоколирования, используются диктофонные записи.

Все слова фиксируются на цифровом носителе, а после воспроизводятся при окончательном оформлении документа. Если проводится массовое собрание с большим количеством участников, то прокол ведут два секретаря.

Работа сразу двух специалистов над одним документом поможет ускорить процесс, если совещание затянется. Отдельные реплики, замечания, комментарии, обсуждения предметов, не относящихся к тематике заседаний, не отражаются в документе. В нем фиксируется общий смысл докладов, вопросов и предложений. Точно записываются решения и поручения, которые дает руководитель отдельным исполнителям. Если руководителю понадобится точная информация, то он потребует представить отчет за подписью ответственного сотрудника.

На совещаниях оговаривается положение вещей в целом, поэтому нет нужды в детальной записи. В итоге в документе тезисно отражается ход заседания: обсужденные темы, поднятые вопросы и принятые решения. В некоторых случаях руководители организации требуют именно дословной фиксации каждой фразы.

Это характерно для совещаний в современных компаниях, где на подобных мероприятиях решается большое количество оперативных вопросов. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Это означает, что при записи информации надо соблюсти правила оформления протокола оперативного совещания, касающиеся заголовка, заключительной части документа и его содержания. Обязательным является указание организационно-правовой формы в названии предприятия. Полное наименование должно совпадать с официально установленным, приведенным в уставе либо положении об организации, и все слова требуется прописать полностью, без сокращений.

При наличии у предприятия официально зарегистрированного краткого названия допускается указание его в скобках после полного. Если у организации имеется вышестоящая структура, ее название располагают выше наименования фирмы, создавшей документ.

При этом обычно ее указывают в сокращенном виде. Дата протокола соответствует дате проведения совещания. Для многодневных заседаний проставляют числа его начала и окончания.

Ни в коем случае нельзя указывать дату подписания протокола, так как иногда он оформляется через несколько дней после завершения мероприятия. К примеру: заседание совета директоров акционерного общества осуществлялось на протяжении двух дней Протокол оформили на следующий день и завизировали через сутки после завершения мероприятия, то есть Номер индекс протокола — это порядковый номер заседания.

Нумерация устанавливается на календарный год, при этом существуют несколько групп протоколов, и по каждой из них идет отдельная порядковая нумерация. Таким образом, проставлять свои номера надо на протоколах: заседаний дирекции, общих собраний акционеров, собраний трудового коллектива, заседаний технического совета и пр. Традиционно принято писать двузначным числом номера документа и даты, имеющие одну цифру. Это осуществляется с помощью добавления нуля перед одиночной цифрой.

Еще раз напомним, что в нормативных документах не установлено точных правил на написание подобных чисел. Это лишь общепринятая практика. Место оформления документа следует обозначить, если его сложно установить по наименованию организации. Также его указывают, если заседание проходит в отличном от расположения предприятия автора документа населенном пункте.

Заголовок к тексту протокола содержит указание на вид совместной деятельности совещание, собрание, заседание и др. Реквизиты заголовочной части можно расположить продольным или угловым методом. Данный выбор зависит от организации. Во вводной части документа за заголовком следуют инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания.

Председатель, который проводит совещание, является должностным лицом, но его пост в документе указывать не следует. Организацией и документированием деятельности совещания занимается секретарь. Таким образом, он несет ответственность за всю процедуру протоколирования. При этом секретарь совещания заседания в действительности может не быть секретарем по занимаемой должности. Возможно наделение дополнительной обязанностью по протоколированию подходящего сотрудника.

В случае регулярного ведения такой документации определенным работником данную функцию необходимо указать в его должностной инструкции. Но в этом нет необходимости при разовой потребности оформить протокол, просто руководитель выдает поручение сотруднику. К примеру, на заместителя директора Панкова возлагаются обязанности председателя заседания начальников отделов, а его личного помощника Егорову назначают секретарем собрания. В такой ситуации их должности по штатному расписанию не указывают в протоколе.

В составляемом документе они будут выступать лишь как председатель и секретарь заседания. При этом занимаемые ими посты не указываются, фамилии и инициалы располагаются по алфавиту. И лишь в случае участия работников сторонних компаний приводятся их должности и наименование фирмы. Для составления списка присутствующих сотрудников и приглашенных лиц используется один межстрочный интервал.

После этого пропускается одна пустая строка и с таким же интервалом оформляется повестка дня. Основная часть текста набирается с помощью полуторного межстрочного интервала. Секретарь заблаговременно формирует список участников совещания, опираясь на указание руководителя. Такой перечень необходим для информирования заинтересованных лиц о дате мероприятия и повестке дня.

Не лишним будет заранее раздать справочные материалы для ознакомления с вопросами и подготовки к заседанию. Список участников совещания корректируется в день проведения по факту присутствия должностных лиц. В случае проведения расширенной встречи свыше 15 человек либо совещания постоянно действующего коллегиального органа при оформлении протокола не проставляют фамилии присутствующих, а приводят лишь общее число участников, которое фиксируется при регистрации.

Затем перечень регистрации прикладывается к протоколу в виде приложения. Повестка дня является неизменным атрибутом вводной части. Менеджер, назначивший совещание, устанавливает ее содержание. В случае предварительной рассылки повестки участникам для ознакомления изложенную в ней информацию следует занести в составляемый документ. Содержание повестки дня обычно включает в себя перечень вопросов для проработки в рамках заседания, очередность рассмотрения и фамилии выступающих.

Номер присваивается вопросам повестки дня посредством арабских цифр. Любой пункт должен содержать инициалы и фамилию докладчика, то есть должностного лица, подготовившего указанное сообщение. В содержание протокола попадает информация, опирающаяся на записи секретаря, производимые в ходе заседания вручную либо с применением специальной техники. При оформлении текста основной части документа обязательно соблюдение последовательности вопросов, определенных в повестке дня.

Созданные вручную стенографические либо аудиозаписи, сделанные секретарем в ходе заседания, становятся основой содержания протокола.

Активировать демодоступ. Регулярные совещания — неотъемлемая часть работы любой организации. От масштаба компании зависят особенности проведения мероприятий — чем крупнее организация, тем серьезнее должны быть темы обсуждения.

Протокол совещания является разновидностью деловых бумаг, отражающей весь спектр событий, произошедших в рамках собрания персонала компании. Данный вид документа не входит в перечень обязательных для ведения на предприятии, но зачастую он может оказаться довольно полезным. Вы можете скачать заполненный образец пример протокола рабочего производственного совещания или заседания:. В любой компании регулярно происходят различные совещания. Данный вид встреч дает возможность разрешить большое число острых проблем, вовремя среагировать на сложные вопросы, сформулировать стратегию развития предприятия и т.

оформление и ведение протоколов собраний

Одна из священных обязанностей секретаря — подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий. В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными. Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний.

Протокол совещания

Тогда автоматически заполнятся уже известные данные совещания. Например, тема, инициатор, участники, контролер. Заказать демонстрацию. Управление совещаниями и заседаниями.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля.

Протокол совещания — документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим. Скачать этот документ Бесплатная и быстрая загрузка Проверено: файлы без вирусов. Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр. Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа. Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения. Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

Программы для организации и проведения совещаний - обзор

.

.

.

Журнал регистрации у нас вёлся в программе Excel (просто была отдельная вкладка для протоколов совещаний, проводимых внутри.

Протокол совещания: только то, что вам надо о нем знать

.

Составляем протокол совещания

.

Управление совещаниями и заседаниями

.

Подготовка совещаний и оформление протокола

.

Как организовать совещание и вести протокол

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев. Будь первым!

© 2018-2020 vkusnyidom.ru